L’invention de l’archivage remonte à l’antiquité. L’Empire assyrien et l’Empire babylonien stockaient leur tablette en argile, les Grecs se sont servis des tablettes en bois et les Égyptiens ont utilisés à bon escient leurs rouleaux de papyrus. Au Moyen âge, l’archivage a connu une évolution avec l’arrivée du parchemin. À l’heure actuelle, les gens optent pour l’archivage électronique. Lequel privilégier ?

Archivage électronique : la solution 2.0

L’usage des documents numériques est monnaie courante au sein d’une entreprise. Les moyennes et grandes sociétés ayant un flux de documents important le préfèrent pour sa praticité. L’archivage électronique constitue en fait un stockage à long terme des documents à l’aide d’un serveur physique ou via Cloud.

L’avantage d’opter pour l’archivage de document numérique est d’abord le gain de place, la réduction des stocks d’archives et la réduction de l’usage de papier. Un disque dur de 3,5 pouces ayant un volume de 2 To peut comporter des informations égales à la taille d’une salle d’archivages de 80 000 mètres carrés. En plus, la recherche et le tri des documents s’effectuent rapido presto. Outre la sécurité qu’elle offre, l’archivage digital facilite le contrôle et le traçage de l’accès aux données.

Les risques d’erreurs, de fraudes, de destruction des informations sont tous réduits. Même le coût de traitement de document comme l’impression et le transport connaît une baisse considérable.

Toutefois, il présente des contraintes comme le besoin de procéder à la dématérialisation des documents en papiers en votre possession. Afin d’utiliser le logiciel de gestion des archives, vous devez accorder le matériel informatique dans votre entreprise. Ce qui entraîne le besoin d’accompagnement, de formation et d’encadrement du personnel pour l’utiliser comme il faut. Les attaques par un virus, le vol et la modification des informations demeurent également des problèmes à résoudre.

Archivage physique : la solution d’il y a une décennie

L’archivage physique est la technique traditionnelle pour le traitement des documents selon leur type et leur mode de gestion interne et externe. Chaque entreprise a eu recours à cette technique avant l’an 2000.

Pour avoir une archive physique, il fallait faire un tri, un stockage, un classement et un rangement des pièces de façon à les retrouver rapidement à chaque besoin. Une fois classés, les documents sont conservés dans la société ou dans un site de conservation extérieur.

Cette solution convient parfaitement aux petites entreprises ayant peu de volume de documents papier. Étant une obligation légale, l’archivage des documents d’une entreprise nécessite une conservation sécurisée.

Il est à noter qu’il existe trois types d’archivage physique :

• Les archives courantes qui touchent tous les documents se rapportant aux affaires courantes.
• Les archives intermédiaires sont consultables en cas de besoin. Leur conservation doit se faire suivant leur durée légale. Une fois les obligations légales satisfaites, il est possible de les détruire.
• Les archives définitives sont des documents pouvant être conservés à perpétuité. Ils concernent généralement le patrimoine et l’histoire de l’entreprise.

Pourquoi ne pas envisager une solution mixte ?

Chaque type d’archivage a leur bénéfice et leur inconvénient si bien que le choix est délicat. Pour connaître la démarche la plus adéquate aux besoins de votre entreprise, un audit et conseil en organisation documentaire demeure indispensable. L’auditeur analyse les flux documentaires de l’entreprise et imagine des solutions adaptées aux réalités de votre entreprise ainsi que de votre service. Il vise à améliorer le process documentaire tout en répondant aux attentes des utilisateurs.

Si vous ne savez pas lequel choisir, vous avez aussi la possibilité d’opter pour l’archivage mixte. Cela consiste à gérer une part des documents de manière physique et une autre part de manière numérique. Les sociétés d’assurance optent déjà pour cette solution.